Sådan vælger du det rigtige webbureau til din virksomhed

By Nanna Kirketerp-Møller Digital strategi, Viden om Apps Kommentarer lukket til Sådan vælger du det rigtige webbureau til din virksomhed

Møde mellem team og kunde i et webbureau

Af Nanna Kirketerp-Møller, Marketingkoordinator og Ditte Dindorp, Senior Digital Advisor

Oplever I også udfordringer med at vælge webbureau? Der findes mange bureauer, og det er snart sagt umuligt at vægte dem alle over for hinanden (tag det fra en, der har givet det et ihærdigt forsøg). Årsagen er, at de fleste bureauer er specialiserede i forskellige discipliner, og man ender hurtigt med at sammenligne pærer med bananer. Læs videre og få 5 trin til en god proces, når din virksomhed skal finde det rette match.

Springfeed er et webbureau i hjertet af København, med stor erfaring i app-udvikling og fokus på rådgivning fra konceptudvikling til lancering. Mød os her.

Følg en proces, når I vælger webbureau

Inden I beslutter jer for at få udviklet et digitalt projekt, gennemgår din virksomhed en velovervejet proces. Det bør I også gøre, når projektet skal realiseres, og I skal vælge et webbureau til at drive udviklingen. Hvis ikke samarbejdet er optimalt, risikerer projektet at køre af sporet eller i værste fald strande helt. En del mulige konflikter og udfordringer kan afværges, hvis I er fokuseret på at risikominimere fra starten.

Et godt bureau-samarbejde om et enkelt projekt kan ende med at blive langvarigt og få stor indflydelse på jeres forretning. Alle projekter overgår før eller siden til drift, og her kan det i nogle tilfælde være oplagt at fortsætte samarbejdet med bureauet i driftsfasen eller definere en overdragelsesperiode, hvor den interne IT-afdeling understøttes i overdragelsen.

Investér derfor i en god udvælgelsesproces, hvis I står med et digitalt projekt, der skal udvikles af et bureau. Det kan betale sig at lægge grundstenene til et godt, langvarigt samarbejde, selv hvis I ikke har en større portefølje af projekter, fordi der inden for de fleste projekters egne rammer vil være behov for en langsigtet indsats, når løsningen overgår til drift. 

At vælge et webbureau kræver – på samme vis som beslutningen om digital udvikling – en behovsafklaring, en kravspecifikation (til samarbejdet) og en forventningsafstemning.

Når I skal vælge webbureau, er det derfor en god ide at følge en proces. I dette indlæg uddyber vi følgende fem trin til at vælge det rette webbureau for din virksomhed:

  1. Prioritér de vigtigste egenskaber
  2. Kvalificer kandidaterne
  3. Tilbyd et beløb for et pitch
  4. Sæt rammerne for samarbejdet
  5. Planlæg efter launch

Der er ikke noget “one size fits all” svar på spørgsmålet om, hvilket webbureau I bør vælge. Det afhænger af jeres konkrete behov. Af selve projektet, jeres værdier og jeres arbejdsgange. Et stykke hen ad vejen er det også et spørgsmål om de mennesker, der løfter projektet i virksomheden. Om personlighed og temperament. De skal indgå et tæt samarbejde med de mennesker, der løfter projektet fra webbureauets side. Og hvad er de for nogen?

Kvaliteten af udbyttet – af den færdige digitale løsning – står og falder med kvaliteten af samarbejdet med webbureauet. Vær forberedt og hav en plan. Det er de vigtigste forudsætninger for at komme godt i gang.

Har I brug for et digitalt bureau eller et udviklingshus?

Indledningsvist bør I definere jeres konkrete behov. Hvilken opgave har I brug for, at jeres samarbejdspartner løfter? Digitale projekter har mange facetter fra det tekniske til det grafiske, og fra det funktionelle til det forretningsorienterede.

I kan have behov for assistance med både bløde og hårde discipliner. Måske har I brug for det ene mere end det andet – måske har I behov for det hele. Nogle ressourcer råder I måske selv over i virksomheden. Har I in-house udviklere, der skal indgå i samarbejdet, kan facilitering være jeres primære behov.

Et digitalt bureau kan løfte hele værdikæden, hvor et udviklingshus kan løfte noget af den. Et udviklingshus kan eksekvere, implementere og kvalitetssikre på det tekniske niveau. Digitale bureauer kan ofte gøre det samme, og dertil rådgive, konceptudvikle og facilitere udviklingsforløbet.

Grafisk udarbejdelse, markedsføring og forretningsudvikling kan også være relevant for projektet. Hvis det er tilfældet, kan flere opgaver samles under samme paraply hos bureauet.

1. Prioriter de (for jer) vigtigste egenskaber hos et webbureau

Overvej, på baggrund af jeres konkrete behov, hvad der er det vigtigste for jer. Er det erfaring med mobile løsninger, en særlig kultur eller en specifik form for projektledelse, som passer bedst til jeres virksomhed?

Denne behovsafklaring kan bruges den til at identificere egenskaberne hos det ideelle bureau.

Nogle oplagte kategorier at tage stilling til er:

Digitale fokusområder:

Skal bureauet være specialiseret i en særlig teknologi, f.eks. en platform, I allerede anvender in-house eller et fokus på mobile first, fordi I har en stor andel kunder, som kommer fra mobilen?

Type af webbureau:

Er I ude efter et stort bureau eller udviklingshus, med en bevist track record? Eller er det vigtigere, at bureauet er agilt og fleksibelt?

Projektledelse – agil eller klassisk?

Har I en standard i virksomheden, som I styrer egne projekter efter og som bureauet skal forstå at tilpasse sig? Hvis I er en stor virksomhed med et højt dokumentationskrav kan det være relevant med et bureau, som har taget aktivt stilling til procedurerne i sin projektledelse.
Hvis I er knivskarpe på jeres kravspecifikation og på hvilke platforme og enheder, der er interessante for jer, bør I satse på et teknisk specialiseret bureau. Mangler I sparring og vejledning, kan I drage fordel af et bureau med mere generelle kompetencer.

Kultur og værdier:

Det er også vigtigt at gøre sig tanker om bureauets karakter og kultur – og særligt de værdier, der arbejdes ud fra. Det kan være, at I prioriterer effektivitet, hastighed og fast-to-market eller måske fleksibilitet og tilpasningsdygtighed. Det kan også være, at I foretrækker grundighed og detaljeorientering. I kan yderligere tænke i hvilket forhold, der bør være mellem pris og kvalitet.
Jeres præferencer kan også afhænge af, hvor låste I er i jeres projekt. Måske kan I drage fordel af et innovativt og kreativt bureau, der byder ind med input og inspiration. Er afklaringen på plads, har I måske mere brug for et bureau med stor indsigt og forretningsforståelse, som lynhurtigt aflæser jeres behov og formår at realisere løsningen i overensstemmelse med det oprindelige koncept.

I bør også gøre jer overvejelser om den rolle, bureauet skal spille i samarbejdet. Har I brug for at blive taget i hånden, kunne give slip eller bevare grebet om projektet? Måske har I blot brug for en effektiv leverandør og en hurtig transaktion, eller måske en tæt samarbejdspartner og en konstruktiv relation.

2. Kvalificer kandidaterne

Tiden er inde til at skille fårene fra bukkene og grovsortere i mulighederne. Kandidater kan nemt identificeres i kraft af en forespørgsel i netværket og en hurtig søgning. Men derefter skal de kvalificeres på baggrund af jeres prioriterede egenskaber. Indhent relevante anbefalinger fra netværket – men husk at være kildekritisk og hold jeres case op mod deres.

Ofte fremgår der anmeldelser og testimonials af bureauets sociale medier og hjemmeside. Orienter jer  også i dem. Selvom de gode cases fremhæves, kan I stadig  danne jer  indtryk af bureauets karakter og kultur. Gennemgå deres cases for relevante kompetencer og kunder. Det kan være, de har beskæftiget sig med jeres branche eller projekter lig jeres.

Se nærmere på nogle af de løsninger, de har bistået. Hvad synes I? Jeres indtryk af teknikken og æstetikken er en vigtig indikation. Er det ligetil og muligt, så se også nærmere på, hvordan løsningerne har klaret sig siden, og om brugerne er tilfredse.

På hjemmesiden er det i det hele taget nemt og hurtigt at orientere sig om, hvorvidt bureauet er veletableret og erfarent. Det kan også betale sig at skimme deres ansatte og danne sig overblik over kompetenceområder og ressourcer.

Mangler I yderligere afklaring på, om bureauet passer til jeres virksomhed, så kontakt dem indledningsvist og spørg ind til deres processer, deres projektledelse og deres services. De fleste er også åbne for et uforpligtende kaffemøde.

3. Tilbyd et beløb for et pitch

Når I har nogle udvalgte, kvalificerede kandidater, tilbyd da et symbolsk beløb for et pitch. På den måde får I kvalificeret feedback på jeres projekt og et endnu bedre grundlag for at vurdere webbureauerne overfor hinanden i forhold til jeres konkrete projekt.

Bureauets pitch er et udtryk for indsigt, forretningsforståelse og ambitionsniveau. I kan få en føling med, om det stemmer overens med jeres vision for løsningen.

Derudover er det vigtigt at se hinanden an. Både førstehåndsindtrykket og mavefornemmelsen skal være i orden. Bliver I mødt i øjenhøjde og taler I samme sprog? Benyt lejligheden til at finde ud af, om der er kemi. Det vil give jer  en indikation af, hvordan samspillet vil kunne udfolde sig i fremtiden.

Se også på, hvordan jeres potentielle samarbejdspartnere fremstår på et personligt og professionelt plan. Virker de imødekommende, indlevende og engagerede? Hvad med løsningsorienterede, problemknusende og ansvarlige? Her kan I vurdere, om det stemmer overens med de egenskaber, roller og opgaver, I har defineret.

Om muligt, så dan jer et indtryk af mere end de sælgende personligheder i bureauet – hvordan er resten af holdet? Er det et stærkt team med godt samspil og brede kompetenceområder?

I har også mulighed for at gå endnu mere i dybden med jeres spørgsmål om processer, projektledelse og services. I kan allerede nu lægge grundstenene til en senere forventningsafstemning.

Når I har været denne proces igennem, er I bedre klædt på til at træffe en informeret beslutning om valg af webbureau.

2. Sæt rammen for samarbejdet med webbureauet

Det er ikke nok at udstikke kursen for samarbejdet. Rejsen skal også kortlægges. Det mere formelle niveau er nået, og vilkårene skal italesættes – måske endda nedfældes på skrift i tilbud eller kontrakt.

Digitale projekter er organiske og dynamiske, og de omfatter adskillige trin og mange variabler. Uanset mavefornemmelse, velvillighed og grundigt forarbejde, kan uforudsete udfordringer altid ramme et samarbejde.

Derfor er det også nu, I bør være på forkant med at risikominimere, og danne et solidt fundament for eventuel konfliktløsning og kompromissøgen. Der skal simpelthen prioriteres. Hvad er vigtigst? Budgetrammen eller tidsplanen? Er der tolerancer på den ene for at den anden kan overholdes?

Vær bevidst om, at der vil opstå afvigelser eller ændringer i projektet undervejs. Det er ikke et spørgsmål “om”, men om “hvor meget”. Det skyldes, at I undervejs i projektets forløb bliver klogere på løsningen end I var, da I startede ud. Det er vigtigt at tage stilling til, hvordan I vil give rum til forbedringer, både i rammen for samarbejdet men også i budgetrammen.

Det er en god idé at lave en tredeling af budgettet, så I har et grundbudget, som løsningens valgte funktioner i udgangspunktet bør kunne holde sig indenfor, et ændringsbudget, som er øremærket til prioriterede ændringer undervejs samt et risikobudget, hvis der opstår uventede komplikationer i udviklingsprocessen. Dette giver jer mere fleksibilitet til at tage beslutninger, når I støder på muligheder og udfordringer undervejs.

Her er forventningsafstemningen altafgørende, når I og bureauet kortlægger projektets forløb og prioriteringer.

Jeres ønskede grad af kontrol over og involvering i projektet skal udtrykkes. I bør gøre klart, hvor ofte og hvordan I ønsker at blive opdateret på status og milepæle. Gør jer  derudover tanker om, hvor indgående og detaljeret jeres kendskab til projektets forløb skal være, og hvilke fremskridt der er relevante for jer  at være oplyst om. Det handler ikke kun om at indarbejde informationsdeling i jeres touchpoints, men også eventuelt rådgivning, sparring og dialog.

Har jeres virksomhed nogle principper for projektstyring, som skal overholdes, skal I aftale dem nu. I kan også aftale en mere agil og tilpasningsdygtig arbejdsform, hvis det giver mening for projektet.  

5. Planlæg perioden efter lanceringen af jeres digitale løsning

Afvikling er lige så vigtigt som udvikling. Et samarbejde med et bureau stopper som regel ikke, bare fordi løsningen lanceres. Tag med det samme stilling til, hvad der skal ske efter launch, og hvad rammerne for drift skal være. Måske skal projektet overdrages med bistand fra webbureauet eller måske skal bureauet afsætte nogle timer om måneden til at håndtere opståede sager, supportere eller videreudvikle.

Vær opmærksom på, at enhver løsning koster penge at vedligeholde, når den er gået i drift. Hvis I med det samme får jeres webbureau til at tydeliggøre de kendte udgifter efter lancering og får et estimat på eventuelt ukendte udgifter, kan I bedre tage højde for dette i jeres budgettering og tænke det ind i en business case fra start.

Hvis I ved, at I efter lancering får brug for, at webbureauet kan yde assistance ved opståede problemer indenfor en bestemt tidsramme, så sørg for at få udarbejdet en SLA (Service Level Agreement), som opfylder jeres behov efter lancering. Det egentlige behov vil sandsynligvis vise sig i perioden efter lancering, men det er en god ide at sikre sig nogle øremærkede ressourcer på forhånd.

Skal driften overdrages til jeres interne IT-afdeling, sørg da for at I også har fået budgetteret med denne overdragelsesproces og at de interne ressourcer er booket og klar til at tage imod løsningen. Det kan være en god idé at inddrage disse interne ressourcer allerede tidligt i processen, da specialisterne i virksomheden ofte sidder med vigtig viden, som med fordel kan tænkes ind i løsningen fra start ligesom det kan sikre en glattere overgang og ejerskab, når løsningen skal overdrages internt.

Måske findes det rigtige webbureau i hjertet af København?

Springfeed er et lille webbureau specialiseret i mobile first-løsninger. Vi laver med andre ord store løsninger til små skærme. Vigtigst af alt, laver vi gennemarbejdede digitale projekter på tværs af alle platforme. Se et udvalg af vores digitale løsninger og app-udvikling her.

Har du brug for hjælp til konceptudvikling, at få klarlagt forretningspotentialet i din løsning eller til at få løsningen ud over stepperne med digital markedsføring, står vores digitale rådgiver klar. Hun har mange års erfaring som digital chef for nogle af Danmarks største mediebrands og bruger sin viden til at hjælpe dig videre, så din løsning kan blive til en digital forretning. Lær mere om vores kurser og forløb indenfor digital markedsføring og forretningsudvikling her.

Når du får udviklet en digital løsning hos Springfeed, er rådgivning en selvfølgelig og inkluderet del af udviklingsprocessen. Du vil få sparring om, hvordan du sikrer dig tracking og optimering af brugeroplevelsen, så du i sidste ende har det bedste udgangspunkt for at gøre din digitale løsning til en god forretning. Har du et projekt i støbeskeen, som du gerne vil modtage sparring på? Få gratis rådgivning og et uforpligtende estimat til din app-udvikling eller digitale løsning ved at udfylde vores formular her.

  • Share: